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首先，要确定文件材料的保管期限。根据文件材料的特点、工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，把文件材料的保管期限划分为永久、30年和10年三种。对于没有立卷，仍有一定保存和使用价值的材料，可作短期保存。

其次，文件材料的保管要合乎要求。（1）要配备坚固耐用的存放档案柜。（2）排列整齐，便于管理和使用，不仅档案柜排列要整齐合理，而且文件材料的存放也要整齐合理。凡是立卷的，都应编号整齐地放入档案柜。打开档案柜，案卷题目、形成时间、卷宗序号一目了然。没有立卷作短期保存的，应单独存放。（3）要有专人管理。管理人员要将所有存入文书档案的材料登记造册，做到底子清，心中有数。还要建立一套规范、适用的检索系统。

最后，要实行严格的文件材料查阅、借用制度。（1）要严格查阅和借用手续。档案材料不得让无关人员翻阅。凡需查阅和借用的档案材料，必须经有关负责人同意，并填写《查阅借用档案登记册》。（2）借用者必须爱护档案材料。不得拆散、圈画、涂改档案材料。未经管理人员或者有关负责人同意，不得复制材料。（3）及时催要。凡借用换届档案，查阅后必须及时归还；无正当理由，不及时归还的，管理人员应抓紧催要，以免丢失或者影响使用。（4）注意保密。党员代表大会或者党员大会后，一些人事安排材料仍属于保密材料，在管理和利用过程中要防止泄密。

（来源：《新编基层党务工作手册》）

( 编辑：白 翔   送签：王春春   签发：赵品 )